Produttività aziendale: come si misura e come migliorarla (parte 1)

Partiamo subito da un’osservazione che fa sembrare l’argomento “scomodo”. L’interesse nel sapere come misurare la produttività aziendale non è una mania di controllo di stampo novecentesco ma un modo per migliorare e garantire longevità all’azienda e migliori condizioni per tutti coloro che partecipano alla vita aziendale (un’azienda poco efficiente difficilmente potrà migliorare le condizioni economiche e lavorative dei propri collaboratori).

La seconda osservazione è che la produttività aziendale non va misurata solo nel reparto di produzione dove è probabilmente più semplice farlo. Bensì, la sfida consiste nel misurare la produttività aziendale anche per chi non produce solamente pezzi di oggetti ma anche i suoi disegni, codice sorgente, etc. Lo sappiamo, sembra una cosa blasfema, ma l’azienda deve sapere a che punto è la progettazione e se ci sono criticità che possono essere indirizzate. Eppure, tutti i tentativi di misurare la produttività di un ufficio tecnico hanno finito per ingessarlo e, dopo l’entusiasmo iniziale, sono stati tutti abbandonati.

Anche noi abbiamo provato tanti approcci per misurare la produttività della nostra squadra che non fa pezzi ma, che fa progettazione e pensiamo di aver QUASI trovato la quadratura del cerchio. Nella "Parte 2" di questo racconto accenderemo i fari proprio sull’ufficio tecnico mentre in questa "Parte 1" forniremo gli ingredienti base.

Siete già digitali?

Senza ombra di dubbio già da tempo vi sarete dotati di qualche sistema informatico che vi aiuta a velocizzare alcune attività quotidiane come la creazione, ricerca e archiviazione di documenti. O uno strumento che vi aiuta a gestire i dati CAD o le commesse.
Beh, sicuramente è un passo necessario per non perdere tempo e cavalcare l’onda della trasformazione digitale ma sicuramente non basta per ottenere risultati da capogiro in termini del raggiungimento del vostro potenziale.

In questo articolo parleremo di alcuni metodi che possono aiutarvi a migliorare l’efficienza produttiva ma anche (e soprattutto) a misurarla. Perché senza dati a riguardo i miglioramenti valgono ben poco, possono essere percepiti come colpi di fortuna o casualità del periodo e sono difficilmente replicabili o scalabili.

Cosa si intende per produttività aziendale?

Facciamo un passo indietro e innanzitutto spieghiamo cosa intendiamo quando parliamo di produttività aziendale. La produttività aziendale si può intendere come un indicatore dell’efficienza con cui l’azienda, o i suoi singoli reparti, generano beni o servizi con un determinato numero di risorse all’interno di una specifica finestra temporale. I tre fattori chiave per misurare la produttività sono quindi: il tempo, le risorse (sia in termini di personale che di macchinari e materiale) e il prodotto finale.

Possiamo affermare che tanto è maggiore la produttività del lavoro quanti più output di qualità la nostra azienda riuscirà a produrre utilizzando meno risorse e tempo possibile.

Come si calcola la produttività aziendale?

Ora che abbiamo specificato che cos’è possiamo vedere i diversi modi di calcolare la produttività aziendale.

KPI – Key Performance Indicator o Indici di produttività

Nel parlare di calcolo della produttività, o più in generale di misurazione di qualsiasi risultato è necessario partire dai KPI, gli indici di produttività. Essi sono fondamentali nel processo di controllo e gestione strategica. Va bene avere delle giuste intuizioni ma non ci si può basare sempre sul sesto senso e per questo i dati saranno il vostro alleato migliore.

Sorge spontanea la domanda: quali KPI monitorare? Come monitorare tutti i dati?

Per raccogliere i dati esistono diversi sistemi che si possono acquistare e che monitorano per esempio: le ore del personale, il lavoro delle macchine, il lead time, la produttività dei lavoratori e molto altro.
La scelta sta nei dati che più sono utili per il raggiungimento dei vostri obiettivi.

L’OEE e diagramma di Gantt

Per chi si occupa di produzione di qualsivoglia bene misurare l’OEE e avere sotto l’occhio il diagramma di Gantt è fondamentale (ndr: nella "Parte 2" vedremo che quest’ultima parte non è sempre vera).
L'Overall Equipment Effectiveness calcola l’efficacia totale di un impianto. È una misura influenzata da produttività, disponibilità e qualità. Esso aiuta a dare una misura complessa e generale di tutto lo stato di salute dell'impianto, della linea produttiva e perché no, di una commessa. È un importante indicatore della Lean Production (un insieme di tecniche e strategie che parte dalla filosofia organizzativa volta alla riduzione degli sprechi all'interno dei processi e parte dal presupposto che ogni attività può essere migliorata con “semplicità”).

Il Diagramma di Gantt vi permette di capire se riuscirete a rispettare i tempi di consegna, avere la visione d’insieme dei progressi delle attività, sapere come riorganizzare i turni in funzione dei risultati e molto altro. È in sostanza uno strumento per rappresentare e visualizzare graficamente le tempistiche e l’avanzamento di un progetto. Dà indicazioni sulle attività svolte da ogni risorsa e una visione del lavoro ancora da fare per raggiungere l’obiettivo finale.

5 modi per migliorare l’efficienza produttiva

Ora che abbiamo parlato di come si può misurare la produttività aziendale e di quali indicatori tenere d’occhio, passiamo a capire come si potrebbe migliorare l’efficienza produttiva.
Proponiamo 5 modi pratici per migliorare la vostra l’efficienza produttiva con una premessa. Alcuni sono veramente semplici da ottenere, alcuni vi sembreranno talmente lontani da sembrarvi impossibili ma da queste parti la parola impossibile è rimasta fuori dal dizionario.
Quindi:

1) Dare sempre una stima del tempo

Prima di partire con qualunque attività è fondamentale dare una stima del tempo che pensate ci voglia. Questa misura non la dovete immaginare prendendo a riferimento il dipendente migliore o il macchinario più veloce e nemmeno il lavoratore più fiacco o il macchinario più vecchio. Dovete pensare sempre alla media di ciò che avete. Se non riuscite a fornire una stima allora vuol dire che non avete ancora scomposto bene il problema in sotto-problemi. Ci sono tanti modi per stimare: esperienza, analisi del pregresso, software di costing, etc. Ovviamente questo è fortemente influenzato dal contesto. In ambito produttivo il Ciclo di Lavorazione raccoglie sempre queste stime. Se producete oggetti standard avrete una stima accurata dettata dal pregresso. Se fate speciale la faccenda si complica e qualcuno in questi casi fa software che possono aiutare.

2) Tenere traccia di come viene impiegato il tempo

È fondamentale misurare il tempo che si impiega effettivamente per svolgere un determinato compito. Questo dato incrociato con il contesto (allarmi, anomalie, turni, risorse umane, macchinari…) permette di identificare le perdite di tempo e far emergere le ragioni che rallentano il lavoro. Per poter fare ciò è necessario acquisire uno strumento che sia capace di dare una visione completa di come il personale e i mezzi impiegano il proprio tempo e migliorarne in questo modo l’efficienza.

3) Analizzare e perfezionare i processi aziendali

Avere delle procedure prestabilite da seguire aiuta di gran lunga nel velocizzare i processi decisionali e nell’evitare errori che porterebbero ad una inutile perdita di tempo e risorse importanti. I processi aziendali ben studiati si rivelano una boa di salvataggio nei momenti in cui arrivano mille ordini o imprevisti e bisogna gestirli tutti senza combinare guai. Per approfondire questo tema scoprite come semplificare i processi aziendali.

4) Ridurre l’uso della carta

Chiariamo, se nelle aziende gira la carta non è perché sono green e combattono la plastica. La carta è spesso un sintomo di un problema di digitalizzazione. Se segnalate su un foglio di carta che una tolleranza è sbagliata, non è detto che questa informazione arrivi a chi ha messo quell’indicazione. Se rilevate i tempi su un foglio ci dovrà essere qualcun altro che poi li trasforma in dati e li inserisce in un sistema informatico. Così state facendo in due lo stesso lavoro e l’informazione importante potrebbe arrivare troppo tardi a chi dovrebbe correggere il tiro.

Ma non è nemmeno detto che una macchina 4.0 che dà allarmi, pezzi fatti e consumi risolva i problemi, se non dialoga con il resto dei sistemi aziendali. Gli strumenti che scegliete devono interagire e cooperare con gli altri sistemi. Quindi accertatevi che gli strumenti che acquistate siano integrati o integrabili con quelli che avete già in azienda.

5) Servirsi di dati, questo deve diventare un mantra

I dati sono oro al giorno d’oggi, non a caso leggiamo sempre mille notizie e articoli a riguardo a partire dagli scandali fino a importanti lodi per l’ambito della gestione dei Big Data, tanto che forse ormai vi sta venendo l’indigestione di questi temi. Ma senza tanti giri di parole vi diciamo che una buona analisi e comprensione dei dati della vostra azienda saranno alla base della possibilità di apportare dei miglioramenti. Permettono di analizzare opportunità e criticità, possono prevedere il blocco di produzione, ci mostrano se i nostri investimenti stanno fruttando, aiutano a capire come ridurre i tempi e i costi, quali decisioni strategiche prendere e molto, molto altro. Quindi vi suggeriamo di dotarvi di un sistema che sia capace di raccogliere ed elaborare tutti i dati importanti della vostra azienda, con efficienza, sicurezza e chiarezza.

Come la mettiamo con l’Intelligenza Artificiale?

Negli ultimi tempi il tema dell’AI è passato dall’essere una fantasia per nerd a essere un argomento discusso pure in insospettabili chat di WhatsApp. La “colpa” di questo la si deve in buona parte a ChatGPT che è l’indiscussa star del web di questo ultimo periodo. Molti dei più refrattari all’informatica sono rimasti stupiti e preoccupati dalle capacità magiche di un sistema in grado di rispondere a qualunque tema molto meglio di un consulente strapagato. E confessiamo che anche noi che ci occupiamo di Intelligenza Artificiale siamo rimasti piuttosto sorpresi.

Nessuno (a parte Elon Musk) può, per ora, immaginare un robot umanoide alla “Io Robot” che progetti e produca senza che ci siano esseri umani attorno. Se per questo è ancora presto è però già possibile utilizzare l’AI per stravolgere l’OEE della vostra azienda.
Da queste parti stiamo lavorando su questo e la nostra sede è il tripudio di Big Data, Sistemi IoT (Internet of Things) e Reti Neurali.
Non bisogna però dimenticare che un sistema di AI si nutre di dati e se non ci sono quelli sarà impossibile attivarlo anche in un secondo momento.

Soluzioni per migliorare la produttività

Abbiamo visto in questo articolo introduttivo cos’è la produttività aziendale, come si misura e quali sono alcuni dei possibili modi per migliorarla.
Vi rimandiamo alla "Parte 2" che arriverà a breve. Ovviamente potete fin da subito rivolgervi al vostro partner tecnologico per trovare la soluzione più adatta per voi.

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