Produttività aziendale: come si misura e come migliorarla (parte 2)

Sul tema della produttività aziendale si potrebbero scrivere almeno dieci articoli senza trattare tutto in modo esaustivo. Ma vi tranquillizzo perché mi annoierei io prima di voi e questa è la parte 2 di 2.
Nel precedente capitolo abbiamo parlato di produttività e di come misurarla utilizzando le metriche tipiche dell’officina, dove esiste una letteratura infinita e piuttosto allineata (in sostanza non serve inventarsi niente). Oggi invece mettiamo il focus sull’ufficio tecnico, ovvero in un reparto dove è difficile misurare la performance in termini di “unità prodotte”.

Ovviamente, nemmeno questo è un tema inesplorato, visto che esistono interi trattati, ma qui nessuno, a conti fatti, è certo di avere la soluzione buona per tutti. Ma non voglio occuparmi qui della teoria, per quella vi rimando a ChatGPT, ma vi svelo quello che stiamo facendo noi.
Prima di proseguire, c'è una precisazione da fare. Quello che trovate qui raccontato è il nostro metodo che abbiamo ottenuto mettendo in pratica un approccio ad "approssimazioni successive", visto che le tecniche proposte dalla sopracitata teoria per noi si sono rivelate fallimentari. Sicuramente non è nemmeno il metodo definitivo, perché lo stiamo continuamente mettendo a punto, e se scrivessi questo articolo tra sei mesi, magari vi proporrei una versione nuovamente rivista.

La prima cosa da chiedersi è se sia veramente possibile misurare la produttività di un ufficio tecnico che scrive codice sorgente, che progetta nuovi prodotti, che realizza disegni e utilizza anche la creatività.
Un amico saggio qualche mese fa mi ha detto che in fondo l'unico modo per misurare la produttività è guardare l'andamento economico. In effetti, è un'argomentazione quasi imbattibile anche se una piccola obiezione emerge: alle volte è un valore che arriva molto tardi e che può essere facilmente influenzato da altri indicatori (ad esempio può incidere il reparto commerciale, di cui oggi non voglio parlare, perché bisogna trattare un osso duro alla volta 😉).

Cosa facciamo noi

Come probabilmente saprete, noi non progettiamo componenti né disegniamo con un software CAD, ma sostanzialmente produciamo righe di codice sorgente. Tuttavia, prima di pensare che non abbiamo nulla a che fare con le problematiche di un ufficio tecnico di progettazione, è importante sapere che abbiamo due attività principali. La prima consiste nello sviluppo del core del nostro prodotto (SolidRules), che è simile a quello che fa un ufficio tecnico che progetta prodotti standard. La seconda attività riguarda i progetti per i clienti, che è più simile a quello che fa un ufficio tecnico che lavora per commessa o progetta speciale e che comporta le stesse difficoltà (ad esempio cercare di ricondurre il tutto allo standard, verificare se abbiamo già fatto qualcosa di simile, etc)
Per misurare la nostra produttività, abbiamo deciso di adottare anche noi l'indice di OEE - Overall Equipment Effectiveness, che si basa sulla moltiplicazione dei tre fattori di disponibilità, produttività e qualità.

Tuttavia, abbiamo scoperto che calcolare i tre indici in un ufficio come il nostro è più complesso di quanto sembri, e che prima di poterlo fare ci serviva avere alcuni dati essenziali. Abbiamo quindi introdotto tre campi ES, AC ed ETC ma prima di parlarne apro un’altra parentesi. Il nostro ufficio tecnico lavora con diversi elementi di base, tra cui Ticket, Task, Interventi, Eventi e Progetti (che includono anche gli Sprint). In questo testo, semplificherò e parlerò solo di Ticket, ovvero l'elemento che utilizziamo per registrare il lavoro.

Sul Ticket abbiamo quindi introdotto i 3 campi:

• ES - Estimated Time = tempo stimato per realizzarlo
• AC – Actual Time = tempo effettivamente registrato
• ETC – Estimated Time To Complete = tempo che riteniamo servirà per completare l'attività. Questo è un valore indipendente dagli altri due e ci serve soprattutto per gli Sprint e per l'avanzamento fisico dei progetti (qui si aprirebbe tutto un altro discorso che va ben oltre la misura dell'efficienza)

Per derivare i tre fattori che permettono di calcolare l'OEE, abbiamo utilizzato i tre indicatori sopra descritti, opportunatamente miscelati.

Disponibilità:

Secondo l'AI, la disponibilità rappresenta la percentuale di tempo in cui il sistema funziona correttamente. Si calcola come il rapporto tra il tempo effettivamente utilizzato e il tempo totale disponibile.
Nel nostro caso, le ore disponibili sono quelle fornite dal marca-tempo aziendale (anche se noi per simularlo utilizziamo l'entità Logbook di SolidRules). Le ore effettive sono quelle registrate dall'utente (sui ticket o negli eventi) e che finiscono per valorizzare il campo AC.

Produttività:

L’AI ci dice che la produttività indica quanto il sistema produce rispetto al suo massimo potenziale e si calcola come il rapporto tra la produzione effettiva e quella massima che il sistema potrebbe teoricamente raggiungere.
Ovviamente, non possiamo misurarla in termini di righe di codice effettive rispetto alle righe di codice previste poiché ciò premierebbe lo “scrivere di più” mentre spesso la sintesi è vincente (lo starete pensando anche voi leggendo questo lungo post).
Pertanto, misuriamo la produttività come ore stimate (ES) diviso per le ore registrate (AC). In realtà, la formula è più complessa poiché, ad esempio, consideriamo che le ore registrate durante certe attività come le riunioni non sono produttive quanto quelle registrate sui ticket. Se non sbaglio un certo Musk sostiene che le riunioni non servono a nulla (c’è da dire che anche lui non è che le indovina sempre tutte, anzi…).

Qualità:

Secondo l'AI, la qualità rappresenta la percentuale di prodotto finale che rispetta gli standard richiesti. Si calcola come il rapporto tra il numero di prodotti conformi e il numero totale di prodotti realizzati.
Tuttavia, stiamo attualmente riflettendo su questo parametro poiché l'ideale sarebbe che la qualità derivasse dall’effettiva bontà del lavoro svolto. Ma come valutare la bontà in modo oggettivo (un codice ben scritto può fare più danni della grandine se messo nel posto sbagliato)?
Inizialmente pensavamo di legarla al numero di ticket di assistenza aperti dai clienti finali, ma questo è un dato che arriva troppo tardi.
Attualmente, abbiamo deciso di premiare la registrazione delle ore AC e quindi il parametro di qualità è ottenuto dal rapporto tra le ore registrate (AC) e le ore recuperate dal marca tempo (anche qui c’è qualcosa di più ma non possiamo dirvi tutto oggi).

I risultati che abbiamo ottenuto

Visto che avete letto tutto questo trattato sui "deliri Alexidiani", vi meritate di conoscere l'OEE della nostra azienda che, come l’immagine dichiara, è del 85%.
Tuttavia, ci teniamo a sottolineare che questo valore non è del tutto vero (eufemismo), in quanto nella realtà è molto, molto (la ripetizione non è un errore) più basso.
Ma un dato vero c’è ed è un aumento del 28,3% dell'efficienza rispetto ai risultati precedenti e questo è ciò che conta di più.

Conclusione

Se siete arrivati fino a questo punto magari vi sarete anche voi convinti che si può, con qualche acrobazia, misurare la produttività di un ufficio tecnico.
Quindi basta misurare la produttività per fare funzionare l’azienda? Ovviamente no perché è un indicatore che va messo assieme a tutti gli altri.
Concludo con una perla di filosofia che ridurrà ulteriormente la credibilità di chi sta scrivendo questo post.
“Se misurare la produttività non basta perché farlo? Perché mentre guidare bendati porta quasi certamente a un incidente, guidare con gli occhi bene aperti e con l'ausilio di sistemi di assistenza alla guida non garantisce l'assenza di collisioni, ma la probabilità di avere un incidente è senz'altro inferiore al 100%”.

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